Menerima Email


Jika Anda seperti kebanyakan orang, jumlah email yang Anda terima akan jauh lebih banyak daripada yang Anda kirim. Sayangnya, banyak orang tidak tahu tata cara yang tepat untuk menerima email sehingga membuat pengirimnya frustrasi dan Anda dicap sebagai orang yang sulit diajak berkomunikasi dan bekerja sama. Sebaliknya kemampuan Anda menangani email yang masuk secara elegan dan efisien akan membuat kesan baik pada diri Anda, juga membantu mengurangi sangat banyak stres yang Anda alami.

Pertama: sortir email.

Fitur-fitur yang sangat berguna tetapi seringkali diabaikan orang adalah folder, label, dan rules. Satu hal yang perlu Anda sadari adalah: tidak semua email sama kepentingannya. Berikut hierarki yang saya usulkan:

  • Pada akun email bisnis, email yang Anda terima dari atasan langsung Anda, dari tim Anda, dari pucuk pimpinan perusahaan, dan dari klien Anda perlu menempati tempat paling utama.
  • Email-email lainnya menempati prioritas kedua.
  • Email dari mailing lists menempati prioritas terendah.

Anda bisa menggunakan fitur rules untuk memerintahkan software pengolah email yang Anda gunakan untuk mengelompokkan email-email yang masuk ke dalam folder-folder yang berbeda. Dengan demikian, alih-alih membuka inbox dan menemukan 200 email dengan berbagai kepentingan dari yang pelik hingga email promosi, Anda bisa langsung melihat berapa email yang Anda terima dari orang-orang yang penting bagi Anda dan mengalokasikan waktu primer Anda untuk menanggapi email ini dengan sungguh-sungguh.

Waktu pertama kali Anda menggunakan fitur rules mungkin Anda akan mengalami kebingungan, tetapi sekali Anda set, Anda akan merasakan betapa banyaknya beban pikiran yang terbebaskan dalam menyortir email. Inilah fitur nomor satu yang harus Anda kuasai dalam menangani email.

Jika software yang Anda gunakan tidak mempunyai fitur rules atau Anda terintimidasi dengan fitur itu, maka setidaknya gunakanlah fitur label dan folder. Begitu Anda membuka email, segera sortir email Anda ke dalam tiga kategori berikut:

  • Pindahkan ke folder “Penting & segera”.
  • Pindahkan ke folder “Sore ini”.
  • Hapus.

Kedua: tindak lanjuti.

Email-email pada prioritas pertama perlu Anda tindak lanjuti dengan salah satu cara:

  • Jika Anda bisa balas segera, maka ketikkan balasannya, kirim, lalu simpan ke dalam arsip / archive.
  • Jika Anda tidak bisa membalas segera, pindahkan ke dalam agenda Anda. Ya, blok satu waktu untuk Anda membalas email tersebut. Memindahkan email ke agenda dan bukannya ke dalam to-do list membantu Anda memastikan email tersebut ditindaklanjuti dan bukannya bertumpuk lagi di to-do list. Pada waktu yang Anda set di agenda Anda untuk menindaklanjuti email tersebut, ambil langkah-langkah yang dibutuhkan, lalu kirim balasannya, dan simpan email tersebut ke dalam arsip / archive.

Email-email pada prioritas kedua perlu Anda tindak lanjuti dengan salah satu cara:

  • Jika email ini perlu Anda balas, lakukan salah satu dari dua hal yang Anda lakukan pada email prioritas pertama.
  • Terkadang Anda perlu mendelegasikan email Anda kepada orang lain. Jika demikian, balaslah email ini, tambahkan penerima delegasi Anda pada kolom To, lalu pada tubuh email tambahkan pesan kepada kedua belah pihak:
    • Kepada si pengirim, jelaskan bahwa email itu akan ditangani oleh orang lain, sebutkan orangnya dan alamat emailnya, dan jelaskan kenapa dia adalah orang yang lebih tepat untuk menangani hal tersebut. Jika kedua pihak ini belum saling mengenal, perkenalkan mereka di situ.
    • Kepada si penerima delegasi, berikan latar belakang dan instruksi yang memadai sehingga permasalahan email itu terjawab hingga tuntas. Ingat, ketuntasan email ini kemungkinan besar tetap menjadi tanggung jawab Anda. Jika Anda mendelegasikan email tetapi si penerima delegasi tidak menuntaskan bagiannya, bisa-bisa Anda tetap kena imbas citra buruknya.
    • Jika perlu, sebelum Anda melakukan kedua poin di atas, hubungi dulu si penerima delegasi untuk menjelaskan latar belakang email yang akan Anda delegasikan serta apa yang Anda harapkan dari dia. Dengan demikian email delegasi yang Anda kirimkan bisa ditulis dengan lebih lugas dan efisien.
    • Minta si penerima delegasi untuk tetap melibatkan Anda pada kolom CC atau memberi tahu Anda jika email itu telah ditangani secara tuntas. Cara lainnya, masukkan email delegasi ini ke agenda Anda untuk Anda cek ketuntasannya kepada si penerima delegasi dan kepada si pengirim pertama untuk memastika ia sudah puas dengan solusi yang diberikan.
  • Jika email ini tidak perlu Anda balas, maka putuskan apakah ada perlu mengarsipkan atau menghapus email tersebut.

Beberapa Pertanyaan

  • Hapus atau arsipkan?
    Pada umumnya, selain email yang berasal dari mailing list, saya sarankan agar semua email diarsipkan. Anda tidak tahu kapan Anda akan membutuhkan arsip tersebut.
  • Reply atau reply-to-all?
    • Anda perlu bertanya apakah semua penerima email yang Anda terima tersebut perlu dilibatkan dalam diskusi lanjutannya. Terkadang ada baiknya Anda memangkas jumlah orang yang dilibatkan pada kolom To dan CC.
    • Jika Anda ragu, sebaiknya pilih reply daripada reply-to-all.
    • Ada pihak-pihak yang mungkin perlu Anda libatkan, tetapi mereka tidak perlu terlibat dalam diskusi detail dan teknis. Anda bisa kirimkan reply terpisah kepada mereka, menginformasikan bahwa setelah hal-hal detail dan teknis, Anda akan mengirimkan hasil akhirnya kepada mereka. Pilihan lainnya adalah menanyakan apakah mereka memilih untuk tetap di-CC atau lebih baik tidak dilibatkan hingga hasil akhirnya diputuskan.
  • Bagaimana jika Anda tidak bisa langsung membalas email yang perlu dibalas?
    Bisa jadi Anda butuh mengolah data terlebih dulu atau topik yang dibahas pelik sehingga Anda membutuhkan waktu dan konsentrasi lebih banyak untuk menuliskan email Anda. Jangan biarkan si pengirim email dalam kegelapan, lalu dia menjadi panik dan khawatir. Anda bisa mengirimkan email singkat terlebih dulu yang intinya adalah:

    • Email sudah diterima.
    • Anda butuh waktu lebih untuk menangani email ini. Beserta alasannya, jika relevan; setidaknya Anda bisa mengatakan bahwa Anda ingin balasan Anda tepat, lengkap, dan tuntas.
    • Berikan perkiraan Anda kapan Anda bisa membalas email tersebut atau tawarkan tanggapan sementara (tetapi belum konklusif) yang Anda miliki via sarana komunikasi lain, misalnya telepon, WhatsApp, atau bertemu langsung.
  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan balasan sebuah email?
    Tergantung kepelikan isinya dan siapa penerimanya. Sebuah balasan email pertanyaan dari staf atau tim bisa membutuhkan waktu dua detik saja, tetapi suatu hal yang biasa punya bahwa sebuah email yang pelik dan melibatkan banyak pihak bisa memakan waktu 30-60 menit yang terfokus untuk menulis, memastikan isinya tepat dan pas, hingga mengirim.

Blog ini adalah bagian dari seri Etiket Beremail.

One thought on “Menerima Email

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s