Mengirim Email


Apa susahnya menulis & mengirimkan email sampai perlu dibahas? Menulis & mengirimkan email memang tidak sulit, tetapi menghasilkan email yang efektif bisa jadi merupakan sebuah seni yang membutuhkan kepekaan dan latihan. Yang saya maksud efektif adalah emailnya diterima secara berkenan oleh si penerima, tidak menimbulkan efek samping yang tidak diinginkan, dan tidak berhenti di situ, emailnya juga ditindaklanjuti sehingga membuahkan hasil yang Anda kehendaki.

Jadi kini Anda sudah memutuskan bahwa email memang medium yang tepat untuk berkomunikasi, kini saatnya menulis email. Bagi banyak orang di dunia kerja, menerima ratusan email sehari merupakan hal biasa, akibatnya banyak email terabaikan entah karena terlupakan atau sejak awal memang langsung disingkirkan oleh si penerimanya. Bagaimana meningkatkan kemungkinan pesan Anda diterima dengan baik oleh si penerima dan bahkan ditindaklanjuti?

  1. Mulailah dengan menuliskan tubuh email, bukan dengan daftar penerima.
    Kenapa? Ada kemungkinan Anda salah tekan tombol, lalu email itu terkirim sebelum isinya selesai atau – lebih parah lagi – saat ada isi yang sebenarnya Anda ingin edit, tetapi karena salah tekan, malah jadi terkirim.
  2. Ketikkan isi email seringkas mungkin.
    Jika Anda ingin email Anda dibaca dan ditindaklanjuti, pastikan email Anda padat dan mudah dipahami. Buat poin-poin menggunakan bulatan (•) atau angka (1, 2, 3, dst.) dengan judul yang jelas. Anda bisa juga menggunakan sub-judul menggunakan huruf tebal pada awal setiap bagian penting sehingga dengan melihat daftar ini sekilas, penerima email Anda bisa menangkap pesan yang hendak Anda sampaikan.
  3. Kalimat pembuka & penutup.
    Kelihatannya sepele, tetapi jangan lupakan “Yth. …” atau “Dear …” pada awal email, juga konteks email ini dikirimkan (mis. “Menindaklanjuti diskusi kita via telepon pada … tentang …”). Demikian pula pada akhir email, tutup email Anda dengan pesan yang jernih tentang apa yang Anda harapkan dari si penerima email itu, tetapi juga dengan sopan (mis. “Jika ada poin-poin yang hendak Anda revisi dari pernyataan di atas, silakan sampaikan kepada saya sebelum 10 Agustus, pkl. 12.00.” & “Salam,”).
  4. Identitas diri / email signature.
    Ini biasanya di-set secara standar pada akun Anda. Cantumkan nama, alamat email, jabatan, & berbagai cara si penerima dapat mengakses Anda. Dengan kata lain, bagian identitas diri ini berfungsi seperti gabungan kop surat dan tanda tangan pada surat kertas. Mis.:
    (Mr.) Agatha Christie
    Corporate Secretary, Middleearth Holding Co.
    Email: ac [at] middleearth.co | Website: middleearth.co
    Phone: +1-23-456-789
  5. Subyek, Lampiran, Penerima.
    Setelah Anda selesai menuliskan email Anda: (1) masukkan subyek yang tepat, (2) pastikan Anda sudah melampirkan dokumen yang perlu Anda lampirkan, lalu (3) masukkan daftar penerima email.
    Untuk subyek email, gunakan kalimat yang singkat dan lugas. Ini membantu menentukan apakah penerima email Anda akan membaca atau membuang email Anda. Juga, jika si penerima menggunakan folder untuk menyortir email-email yang ia terima, menggunakan subyek yang tepat bisa menentukan apakah email Anda akan dibaca sama sekali atau tidak.
  6. Draf.
    Apakah ini email yang penting dan pelik? Jika perlu, simpan dulu email Anda sebagai draf, lalu tinggalkan email itu selama 30 menit atau lebih, lalu baca kembali untuk memastikan kata-kata yang Anda gunakan sudah tepat dan tidak disalahmengerti. Email tidak mengandung intonasi dan orang juga jarang menggunakan emotikon pada email, sehingga kalimat yang sama bisa dimengerti dengan berbagai intonasi yang berbeda dan kalimat yang bagi Anda biasa saja bisa-bisa menimbulkan kesalahpahaman yang serius.

CC? BCC?
Apakah Anda perlu mengisi kolom CC & BCC?

  • CC adalah singkatan dari carbon copy alias tembusan. Pada saat orang masih menggunakan mesin tik, tembusan diketik dengan menempelkan sebuah kertas karbon di antara dua buah kertas sehingga sekali ketik, hasilnya dua dokumen (atau bahkan lebih). Semua penerima yang dicantumkan pada kolom To dan CC bisa saling melihat alamt email masing-masing.
  • BCC adalah singkatan dari blind carbon copy, artinya tidak satu orang pun – selain Anda sebagai pengirim email -yang tahu apakah ada (dan jika ada, siapa saja) yang dicantumkan pada BCC. Ini bisa jadi runyam jika orang yang menerima email sebagai BCC tidak menyadari bahwa dia ditaruh pada kolom BCC, lalu dia membalas kepada semua penerima email (reply-to-all). Insiden ini bisa jadi memalukan bagi si pengirim email.
  • Saran saya, jika Anda ingin menembuskan email kepada pihak-pihak lain tanpa diketahui orang-orang yang dicantumkan pada To dan CC, pilihan yang lebih aman adalah kirimkan lebih dulu email Anda, lalu teruskan / forward email tersebut kepada pihak-pihak ini. Fwd selalu merupakan pilihan yang lebih aman daripada BCC.

Jangan:

  • Mengirimkan email berisi paragraf-paragraf yang panjang. Email Anda akan hanya akan diabaikan penerimanya. Hargai waktu dan konsentrasi si penerima dan sampaikan pesan Anda secara efektif.
  • Mengirimkan pesan seperti SMS atau chat. Ada cukup banyak ruang dalam sebuah email. Sampaikan pesan Anda secara pantas dan elegan.
  • Mengirimkan lampiran yang terlalu besar. Lampiran di atas 5 MB sebaiknya dikirimkan berupa lampiran melalui layanan seperti Dropbox atau Google Drive.

Blog ini adalah bagian dari seri Etiket Beremail.

One thought on “Mengirim Email

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s