Apakah Email Medium yang Tepat?


Hal pertama yang perlu Anda tanyakan sebelum mengirimkan email adalah: Hasil apa yang ingin saya capai melalui email ini?

Email adalah alat dan tujuan utamanya adalah menghasilkan tindakan dari si penerima email tersebut. Tindakan yang diharapkan ini bisa beraneka ragam:

  • Meminta informasi dari si penerima email.
  • Meminta si penerima email membuat keputusan.
  • Meminta si penerima email memecahkan masalah.

Selain tujuan utama di atas, ada juga beberapa tujuan lain orang atau lembaga mengirimkan email, misalnya sekedar untuk menyampaikan informasi tanpa mengharapkan tindakan apa pun atau untuk memasarkan suatu produk secara massal tanpa mengharapkan tanggapan dari banyak penerimanya. Email-email semacam ini biasanya dikirimkan oleh lembaga dan tidak dibahas di sini. Yang akan kita perhatikan adalah email yang dikirimkan oleh individu – dalam hal ini, Anda – dan tentunya Anda mengharapkan sesuatu terjadi sebagai akibat dari email yang Anda kirim, bukan?

Setelah Anda tahu apa yang Anda ingin capai melalui email yang ingin Anda kirim ini, saatnya Anda melangkah ke belakang dan bertanya: Apakah email merupakan alat yang paling efektif untuk mencapai tujuan itu? Jawabannya bisa jadi “ya” kalau:

  1. Ada informasi yang perlu Anda kirimkan dalam bentuk teks atau audio/visual kepada si penerima, mis.: latar belakang permasalahan, notulen rapat sebelumnya, bahan-bahan pertimbangan.
  2. Ada lebih dari satu pihak yang terlibat dalam diskusi ini.
  3. Anda tidak membutuhkan respon segera atas email Anda.
  4. Anda sudah berkomunikasi melalui medium lain (bertemu langsung, video conference, telepon, chat) dan sepakat bahwa sebagian dari diskusi akan dilanjutkan via email.
  5. Email Anda tidak menyangkut isu yang sensitif dan emosional.

Jika setidaknya salah satu dari ketiga poin pertama berlaku, maka email merupakan sarana yang tepat. Jika tidak, sebaiknya Anda mempertimbangkan sarana lainnya seperti chat, menelepon, video conference, atau mengatur pertemuan langsung. Jika email Anda menyangkut isu yang sensitif dan berpotensi menimbulkan gejolak emosi pada diri si penerima, sebaiknya Anda mempertimbangkan secara serius medium komunikasi pilihan Anda ini karena nampaknya email bukan merupakan pilihan yang tepat.

Email merupakan medium yang sangat nyaman digunakan karena mudah digunakan, memiliki fitur yang kaya, serta antara pengirim-penerima tidak terikat oleh waktu karena mereka bebas saling berbalasan kapan pun mereka bisa. Namun, tidak selamanya email merupakan pilihan terbaik berkomunikasi. Ini adalah awal dari keterampilan menggunakan email: tahu kapan menggunakan email dan kapan tidak menggunakan email.

Blog ini adalah bagian dari seri Etiket Beremail.

2 thoughts on “Apakah Email Medium yang Tepat?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s